• פורסם על ידי הינשופית

בעל עסק? הנה 5 כלים שיעזרו לך לשמור על שגרת עבודה תקינה וניהול הצוות מהבית בימי קורונה


התפרצות נגיף הקורונה הציבה מיליוני בעלי עסקים קטנים ובינוניים ברחבי העולם בפני מציאות חדשה. הצורך לנהל שגרת עבודה תחת הנחיות בידוד דורש הערכות מחודשת ושימוש באמצעים טכנולוגיים בכל התחומים במשק.

ההנחיות החדשות בארץ מצמצמות מיום ליום את פעילות העסקים במשק וקיום שגרת עבודה אפקטיבית עומד בפני אתגרים לא קטנים, הניצבים הן בפני המעסיקים והן בפני העובדים.

על איזה היקף מדובר?

מספר העסקים הכולל במגזר העסקי בישראל עומד על 542,000 עסקים. 99.5% מהם עסקים קטנים ובינוניים. המשרות בעסקים אלה, מהוות 60% מכלל המשרות במגזר העסקי*. אם כן, מדובר על מאות אלפי מועסקים העובדים מהבית לזמן שכרגע אינו ידוע.

איך מתמודדים עם המצב החדש? איך שומרים על תפוקת עבודתם? ואיך בכלל ממשיכים לנהל את העסק בצורה יעילה? הנה כמה כלים שיסייעו לך כבעל עסק:

1. פלטפורמות תקשורת

קיימים לא מעט אמצעים טכנולוגיים המאפשרים תקשורת פנים ארגונית שוטפת, נוחה ומאובטחת בין העובדים למעסיקים ובין חברי הצוות עצמם. קיום שיחות ועידה בוידאו, שיתוף מסכים וקבצים וניהול משימות ביומיום נראים חיוניים ורלוונטיים מתמיד. נסביר בקצרה על הפלטפורמות הנפוצות ביותר כיום (מני רבות):

Zoom- פלטפורמה מבוססת ענן המספקת שירותי תקשורת מרחוק כגון פגישות און ליין, שיחות ועידה בוידאו, צ'אטים ושיתוף מסכים של הנייד או המחשב. ההתחברות לשיחה פשוטה ונעשית על ידי קישור לפגישת הוידאו. זוהי דרך פופולארית ופשוטה לנהל תקשורת פנים ארגונית מכל מקום.

Slack- חלוצת פלטפורמות העבודה השיתופית, מאפשרת שליחת מסרים מידיים ותקשורת קלה ומהירה בין העובדים. למערכת הבסיסית קיימות מעל ל-1500 אינטגרציות ואפליקציות צד שלישי שימושיות שניתן להטמיע בה על מנת לייעל את העבודה ולהפוך אותה לפשוטה ואף מהנה.

RingCentral- מערכת טלפון מבוססת ענן המספקת שירותי טלפון ופקס מאובטחים על גבי האינטרנט. מערכת זו מאפשרת לעסק להמשיך להיות נגיש ולתת שירות מלא ללקוחותיו מכל מקום.

2. פלטפורמות ניהול משימות ופרויקטים בענן

מדובר על כלי עבודה חכמים לניהול צוותים ופרויקטים. תוכנות ניהול אלו מסייעות בהערכות לוחות זמנים לפרויקטים, מאפשרות תכנון גמיש של חלוקת העבודה ובכך מאפשרות ייעול תהליכי עבודה וקיצור תהליכי פיתוח. בין הפלטפורמות הפופולריות כיום נמצא את Jira, Monday ו- Trello המציעות מעבר ליישום הבסיסי, עוד מגוון פיצ'רים המאפשרים התאמה אישית לניהול העסק, שירות לקוחות, שיווק ומכירות, ניהול מוצר וניהול לקוחות.

3. BI - Business Intelligence - להגיב טוב יותר לשינויים בארגון שלך

טכנולוגיות בינה עסקית מאפשרות לארגונים ועסקים לקבל תמונה כללית לגבי ביצועי הארגון או העסק. בעזרת כלי BI נכון ניתן למשל לחזות שינויים החלים בביקושים למוצר מסוים ולהיערך לכך ארגונית בהתאם ובכך למנוע מצב של חוסרים או עודפים. כאשר מדובר בזמני שגרה, יהיה יותר פשוט לחזות שינויים כאלו, אבל כשמדובר על זמנים יוצאי דופן, כמו התפרצות מגפה עולמית למשל, ישנם שינויים שיהיה קשה או בלתי אפשרי לצפות מראש ללא כלי טכנולוגי מתאים.

שימוש בכלי BI מתאים מאפשר גמישות בייצור ובתפוקה על ידי צפי מראש ובכך לחסוך לעסק בעלויות חומרים וכוח אדם.

בעצם זהו כלי המאפשר לך לראות מה קורה בעסק שלך מכל זווית והיבט, לבחון את התפוקה ביום-יום ובעתיד, לייעל תהליכי עבודה בהתאם, לצמצם ולחסוך במשאבים ולהביא לצמיחה של העסק גם בימי משבר.

4. RPA - Robotic Process Automation - ייעול תהליכים בעסק שלך

RPA- אוטומציה רובוטית של תהליכים היא תוכנה שהופכת תהליכים חזרתיים ומבוססי חוקיות לתהליכים אוטומטיים המבוצעים על ידי בוטים. במילים אחרות, טכנולוגיית RPA יכולה להפוך משימה חזרתית המתבצעת על ידי עובד למשימה אוטומטית המתבצעת על ידי בוט.

טכנולוגיה זו יכולה לא רק לממש תהליכים בעסק שלך בצורה מהירה ויעילה אלא גם להגיב במהירות לשינויים הנדרשים בזמן משבר, בהם המשאב האנושי מצומצם והזמן מוגבל. בוט יכול לעבוד במהירות מסביב לשעון ולטפל בכל מה שדורש עבודה חזרתית וידנית בצורה המהירה ביותר וללא טעויות.

המערכת נבנית בהתאמה לעסק ולצרכיו, היא גמישה לשינויים והתאמות, מה שעושה אותה כל כך רלוונטית ונחוצה לצמיחת העסק גם בזמני משבר.

5. VPN- גישה מאובטחת מרחוק לעסק שלך

Virtual Private Network - רשת פרטית וירטואלית. מטרתה של רשת זו להעביר מידע מרשת ארגונית כלשהי לאדם שנמצא במקום שלא קיימת בו תשתית תקשורת פרטית של הארגון, אך קיימת בו תשתית ציבורית- אינטרנט או טלפוניה.

במילים אחרות, זוהי דרך להתחבר לרשת של הארגון מרחוק, בדרך כלל ללא צורך בציוד נוסף בצד העובד. VPN המשמש לרשתות פנים ארגוניות משתמש בפרוטוקולים להצפנה ופענוח ומונע חשיפה של המידע העסקי המועבר ברשת.

*על פי דו"ח מצב העסקים הקטנים והבינוניים בישראל, 2018, משרד הכלכלה והתעשייה, הסוכנות לעסקים קטנים ובינוניים.